Responsable del tratamiento
Kentanna J4 España S.L. es responsable del tratamiento de los datos personales utilizados
para las finalidades descritas en esta política.
Dirección postal: Calle Destreza 3, naves B10-B11, Getafe, Madrid, España.
Correo electrónico de privacidad: privacidad@kentanna.com.
El tratamiento se realiza conforme al Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos —RGPD—, la Ley
Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y la normativa
aplicable a las comunicaciones comerciales.
Datos tratados y procedencia
Podemos tratar datos identificativos y de contacto, como nombre y apellidos, empresa, cargo, NIF/CIF,
dirección, teléfono y correo electrónico; así como información relacionada con consultas, presupuestos,
pedidos, facturación y preferencias de comunicación.
Cuando resulte necesario para identificar los recambios solicitados, también podremos tratar matrículas,
números de bastidor, imágenes y documentación facilitada para atender la solicitud.
En las llamadas atendidas mediante inteligencia artificial podremos tratar la voz, la grabación de audio y la
transcripción de la conversación, conforme al anexo de esta política.
Los datos pueden proceder:
- Directamente del interesado, mediante formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, Telegram u
otros canales habilitados.
- De la empresa para la que trabaja, cuando actúa como contacto profesional.
- De intermediarios comerciales, redes profesionales y plataformas de gestión de consultas y pedidos,
cuando exista una base jurídica que permita su comunicación a Kentanna.
Cuando los datos no se obtengan directamente del interesado, se le informará de su procedencia concreta, de
las categorías de datos y de las condiciones del tratamiento dentro de los plazos legalmente establecidos y,
cuando corresponda, como máximo en la primera comunicación.
La recepción de datos a través de un intermediario o de una plataforma no implica, por sí misma, autorización
para realizar cualquier tipo de comunicación comercial.
Finalidades y bases jurídicas
Atención de consultas y solicitudes
Utilizamos los datos necesarios para responder a consultas, identificar recambios, preparar presupuestos y
atender solicitudes recibidas mediante los canales habilitados, incluidos correo electrónico, teléfono,
WhatsApp y Telegram.
La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado cuando este sea
parte del posible contrato o, según corresponda, el interés legítimo en atender comunicaciones profesionales
y gestionar la relación con la empresa a la que representa.
Gestión de pedidos y de la relación comercial
Tratamos los datos para gestionar ventas, entregas, devoluciones, garantías, incidencias, cobros y atención
al cliente.
La base jurídica es la ejecución del contrato cuando el interesado sea parte de este y, cuando se trate de
personas de contacto de empresas, el interés legítimo en mantener la relación con la entidad a la que
representan.
Cumplimiento de obligaciones legales
Tratamos los datos necesarios para cumplir obligaciones fiscales, contables y otras obligaciones legalmente
exigibles.
La base jurídica es el cumplimiento de dichas obligaciones.
Comunicaciones comerciales por medios electrónicos
Podemos enviar información sobre recambios, novedades, ofertas y servicios de Kentanna por correo
electrónico, WhatsApp, Telegram, SMS u otros medios electrónicos cuando el destinatario lo haya solicitado o
autorizado previamente.
Cuando exista una relación contractual previa con Kentanna, podremos enviar comunicaciones sobre productos o
servicios propios similares a los inicialmente contratados, siempre que los datos de contacto se hayan
obtenido lícitamente y se cumplan los requisitos legales. En estos supuestos, el tratamiento podrá basarse
en el interés legítimo, previa valoración correspondiente.
El destinatario podrá oponerse o darse de baja de manera sencilla y gratuita en cada comunicación, o
escribiendo a privacidad@kentanna.com.
Contacto telefónico con intervención humana
Podremos realizar llamadas relacionadas con consultas, pedidos y atención al cliente.
Las llamadas comerciales realizadas por una persona se efectuarán únicamente cuando exista consentimiento u
otra base jurídica que las permita, respetando las preferencias del destinatario, su derecho de oposición y
los sistemas de exclusión publicitaria cuando resulten aplicables.
Llamadas comerciales automatizadas con inteligencia artificial
Estas llamadas requerirán consentimiento específico previo y se regirán por el anexo incluido al final de
esta política.
Grabación y transcripción de llamadas con inteligencia artificial
El audio y la transcripción podrán utilizarse para documentar las solicitudes del interlocutor y realizar el
seguimiento de posibles pedidos, presupuestos y ofertas.
La conservación para esta finalidad se basará en el interés legítimo de Kentanna en gestionar sus relaciones
comerciales, previa evaluación documentada de la necesidad y proporcionalidad del tratamiento, conforme a
las condiciones del anexo.
Estadísticas y mejora del servicio
Podremos elaborar estadísticas utilizando datos anónimos.
Cuando se utilicen datos personales para evaluar y mejorar el servicio, el tratamiento se basará en el
interés legítimo en mejorar la atención y los procesos de Kentanna, previa valoración de su necesidad y de
los derechos del interesado. Se utilizarán únicamente los datos necesarios.
Conservación de los datos
Los datos se conservarán conforme a los siguientes criterios:
- Consultas y presupuestos: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y
realizar su seguimiento.
- Pedidos y relaciones contractuales: mientras se mantenga la relación y, posteriormente,
durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales y atender posibles responsabilidades.
- Comunicaciones basadas en el consentimiento: hasta que este se retire o los datos dejen
de ser necesarios para la finalidad autorizada.
- Comunicaciones basadas en interés legítimo: mientras subsista la finalidad y se cumplan
sus requisitos, salvo oposición del interesado cuando proceda.
- Audio y transcripciones: durante un plazo máximo de tres años desde la llamada, siempre
que sigan siendo necesarios y que la evaluación de necesidad y proporcionalidad justifique su
conservación. Se eliminarán antes cuando dejen de ser necesarios.
- Pruebas de consentimiento: durante el tiempo necesario para demostrar su obtención y
atender posibles responsabilidades.
- Solicitudes de baja u oposición: se conservará la información mínima necesaria para
evitar nuevas comunicaciones no deseadas.
Cuando corresponda, los datos se mantendrán bloqueados durante los plazos legales y se eliminarán de forma
segura al finalizar estos. Los datos bloqueados no se utilizarán para el seguimiento comercial.
Destinatarios y proveedores de servicios
Los datos podrán comunicarse cuando sea necesario para gestionar la operación solicitada, por ejemplo, a
transportistas, entidades financieras o administraciones públicas, con la base jurídica correspondiente.
También podrán acceder a los datos proveedores que presten servicios por cuenta de Kentanna, como
alojamiento, gestión informática, CRM, correo, mensajería, telefonía o inteligencia artificial. Cuando
actúen como encargados del tratamiento, su acceso se regulará mediante los contratos y garantías exigidos
por el RGPD.
Kentanna contrata proveedores establecidos en la Unión Europea para sus servicios de inteligencia artificial,
grabación, transcripción y almacenamiento de llamadas, y exige el cumplimiento de la normativa de protección
de datos.
El acceso al audio y a las transcripciones estará limitado al personal autorizado del equipo comercial que lo
necesite para gestionar la relación con el cliente y a los proveedores tecnológicos necesarios para prestar
el servicio.
No se comunicarán datos a otras empresas para que realicen su propia publicidad sin una base jurídica que lo
permita y sin facilitar la información exigible.
Ubicación del tratamiento y transferencias internacionales
Para los servicios de inteligencia artificial, grabación, transcripción y almacenamiento de llamadas,
Kentanna exige que el tratamiento se realice dentro del Espacio Económico Europeo. La comprobación deberá
incluir a los subencargados y los accesos remotos a los datos.
El uso de canales externos como WhatsApp y Telegram se revisará de forma independiente, atendiendo a las
condiciones de sus prestadores, los tratamientos que realizan y las posibles transferencias internacionales.
Cuando existan transferencias internacionales, se facilitará información sobre los destinatarios o sus
categorías, los países afectados, el mecanismo jurídico utilizado y la forma de obtener información sobre
las garantías aplicables.
El consentimiento para recibir llamadas comerciales con inteligencia artificial no sustituye las garantías
exigidas para las transferencias internacionales.
Derechos de los interesados
El interesado puede solicitar:
- Acceso a sus datos personales.
- Rectificación de datos inexactos.
- Supresión cuando proceda.
- Limitación del tratamiento.
- Oposición al tratamiento, especialmente a la publicidad.
- Portabilidad en los supuestos legalmente previstos.
- Retirada del consentimiento en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento realizado
anteriormente.
La oposición al tratamiento con fines de publicidad dará lugar al cese de ese tratamiento. En los demás
tratamientos basados en interés legítimo, la solicitud se atenderá conforme a los requisitos del RGPD.
Puede ejercer estos derechos escribiendo a privacidad@kentanna.com o a la dirección postal
del responsable, indicando su solicitud. Solo se pedirá información adicional para verificar su identidad
cuando resulte necesario.
También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, en
https://www.aepd.es.
Datos obligatorios y voluntarios
Los campos identificados como obligatorios en cada formulario serán únicamente los necesarios para atender la
solicitud correspondiente. Si no se facilitan, puede no ser posible tramitarla.
Los demás campos serán voluntarios.
Las autorizaciones para recibir publicidad y llamadas comerciales con inteligencia artificial serán
opcionales, independientes y no estarán premarcadas. No aceptarlas no impedirá solicitar presupuestos,
comprar recambios o recibir atención.
El usuario debe facilitar datos exactos y comunicar sus modificaciones. Si aporta datos de otras personas,
deberá estar legitimado para hacerlo y facilitarles la información que corresponda.
Seguridad
Kentanna aplicará medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo para proteger los datos frente a
accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación.
El acceso se limitará al personal y a los proveedores que lo necesiten para desarrollar sus funciones,
sujetos a las obligaciones de confidencialidad correspondientes.
Actualización de la política
Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios en los tratamientos o en la normativa. Cuando sea
necesario, se informará de los cambios relevantes y se solicitará un nuevo consentimiento.
La actualización de la política no amplía automáticamente los consentimientos otorgados anteriormente.
Anexo. Llamadas comerciales automatizadas mediante inteligencia artificial
A. Finalidad y consentimiento
Kentanna J4 España S.L. podrá realizar llamadas comerciales automatizadas, atendidas por un asistente de
inteligencia artificial, para presentar y ofrecer sus recambios y servicios relacionados con la actividad
profesional del destinatario.
Estas llamadas se realizarán exclusivamente cuando el destinatario haya prestado previamente su
consentimiento específico, conforme al artículo 6.1.a del RGPD y al artículo 66.1.a de la Ley General de
Telecomunicaciones.
La autorización es voluntaria y no constituye un requisito para solicitar presupuestos, realizar pedidos o
recibir atención.
B. Números utilizados
Las llamadas se realizarán desde los siguientes números:
- +34 911 264 526
- +34 910 602 059
La publicación de estos números no constituye por sí misma una autorización para recibir llamadas.
C. Información durante la llamada
Al inicio de la llamada se identificará a Kentanna J4 España S.L., se informará de que se está interactuando
con un asistente de inteligencia artificial y se indicará la finalidad comercial.
También se informará de la grabación y transcripción, su finalidad, dónde consultar la información de
privacidad y la posibilidad de retirar el consentimiento para futuras llamadas comerciales automatizadas.
Cualquier solicitud de no recibir nuevas llamadas comerciales será atendida sin demora.
D. Datos utilizados y prueba del consentimiento
Se utilizarán el teléfono autorizado, los datos identificativos y profesionales necesarios, las preferencias
de contacto y la información facilitada durante la conversación que sea necesaria para atender las
solicitudes del destinatario.
Kentanna conservará una prueba del consentimiento que permita acreditar quién lo otorgó, el teléfono
autorizado, la fecha, el medio de obtención y el texto aceptado.
La retirada del consentimiento impedirá nuevas llamadas comerciales automatizadas. No implicará
necesariamente la eliminación de información que deba conservarse con otra base jurídica válida, como la
gestión de un pedido o la atención de responsabilidades legales.
E. Grabación de audio y transcripción de las llamadas
Las llamadas atendidas por el asistente de inteligencia artificial se grabarán en audio y se transcribirán a
texto para documentar las solicitudes del interlocutor y realizar el seguimiento de posibles pedidos,
presupuestos y ofertas de Kentanna.
La base jurídica de la conservación para esta finalidad es el interés legítimo de Kentanna en gestionar y dar
seguimiento a sus relaciones comerciales, conforme al artículo 6.1.f del RGPD, previa evaluación documentada
de la necesidad y proporcionalidad del tratamiento.
Esta evaluación deberá justificar la necesidad de conservar tanto el audio como la transcripción y valorar si
la finalidad puede alcanzarse utilizando menos datos, por ejemplo, mediante un resumen de la conversación.
El interés legítimo para conservar estos registros no sustituye el consentimiento previo necesario para
realizar llamadas comerciales automatizadas ni autoriza nuevas comunicaciones por canales que requieran
autorización.
El acceso estará limitado a los miembros autorizados del equipo comercial que necesiten consultar los
registros para gestionar la relación con el cliente y a los proveedores tecnológicos necesarios para prestar
el servicio.
El audio y la transcripción se conservarán durante un plazo máximo de tres años desde la
llamada, siempre que sigan siendo necesarios y que la evaluación justifique ese plazo. Se
eliminarán antes cuando dejen de ser necesarios.
Cuando corresponda conservar información para atender responsabilidades legales, se mantendrá bloqueada y sin
acceso comercial ordinario.
El interesado podrá ejercer sus derechos, incluido el derecho de oposición al tratamiento basado en interés
legítimo, escribiendo a privacidad@kentanna.com.
F. Retirada del consentimiento
El consentimiento para recibir llamadas comerciales automatizadas podrá retirarse gratuitamente en cualquier
momento:
- Comunicándolo durante la llamada.
- Escribiendo a privacidad@kentanna.com.
La retirada no afectará a la licitud del tratamiento realizado anteriormente y dará lugar al cese de nuevas
llamadas comerciales automatizadas al teléfono afectado.
